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合同管理 线下合同审批流程表单设计

2023-12-05 开云平台登录入口

  合同管理是一个系统工程,涉及到合同起草、发起、审查、签署、履行等方方面面。合同管理的最大的目的是为了控制合同风险,为公司制作经营和业务开展保驾护航。著此“法律方法论——合同管理系列”文章,既为总结经验、温故知新,亦期有人能读之受益。

  上篇文章“合同管理 合同审批流程设计与思考”主要是针对线上合同审批流程的设计与思考。相比线下合同审批流程,线上合同审批流程的优势很明显——清晰明了、简洁高效,自动化程度高,线上留痕方便查阅,还可以基于数字化实现合同多元化管理,可以轻松又有效提高合同管理效率和管理水平。

  具备一定规模的公司,大多数都会采用线上合同审批的方式,但同时也会保留线下合同审批,因为有可能存在一些涉密的或者不适宜公开的合同,此类合同通过线下合同审批更安全稳妥。

  另外对于规模不大的公司,也以线下合同审批为主流。所以当我们在研究线上合同审批流程时,也不能忽视线下合同审批流程。

  合同审查流程是指业务人员将合同提交法律审查,法务/律师审查合同并提出法律审核意见的过程。

  合同用印审批流程是指包含合同发起人、发起部门负责人、财务、法务、公司领导等在内的关于合同用印审批的过程。

  之所以要将这两个流程分开,是因为法律审查是合同审批流程的主要内容,如果只有合同用印审批流程而没有合同审查流程,在合同用印审批流程中,法务/律师意见只有一小栏,法律审查意见无法展开论述,那么法律审查的过程只能私下进行,无法在纸面流程中得以体现。

  将合同审查流程与合同用印审批流程分开,先走完合同审查流程,再进行合同用印审批流程,在法务/律师就合同与业务部门充分沟通并达成一致的情况下(即使不能达成一致,纸面沟通记录也可以反映双方观点),再进行用印审批,领导可以充分了解业务部门与法务部门的沟通过程,以便作出科学决策。

  所谓“再反馈”,是指业务部门对于法务/律师的法律审查意见的反馈,包括是否同意并采纳法律审查意见,如不同意或因为客观原因不能采纳,须说明具体缘由等等。这种反馈也应当是采用正规的书面形式,并作为合同档案资料加以保存。

  所谓“差别对待”,是指根据合同的重要性(可根据合同类型、合同金额等相关要素区分)将合同分为重大合同和常规合同。重大合同的审查应当更为严格、要求更高,应当更看重风险控制;而常规合同则能采用常规审查方式,能更加注重效率。