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中国五百强企业用泛微为合同加速提升数字化办公水平

2024-01-09 开云平台网页版

  华谊集团借力泛微,融合企业微信、SAP、WPS、电子签章等多种系统,构建了业务集成、场景驱动的全程数字化合同管理平台。

  上海华谊(集团)公司是由上海市政府国有资产监督管理委员会授权,通过资产重组建立的大型化工公司集团。是上海化学工业区主要的开拓者和建设者,也是上海化学工业发展有限公司主要股东之一。

  集团现拥有3家企业技术中心、6家监测实验室,5家市级企业技术中心、15家上海市高新技术企业。其中“华谊集团”、“氯碱化工”同时发行A、B股。

  并且成功入选中国500强、中国制造业500强、中国石油和化工企业500强、上海企业百强、上海制造业50强等榜单。

  华谊集团重视企业数字化转型,在不同时期建设了不同的应用系统。随企业业务规模的逐步扩大,华谊集团对系统建设产生了新的需求。

  业务量的增加伴随着合同数量的增加,合同作为集团业务活动的重要内容,与财务、采购、销售、工程等业务紧密关联,要建立一个合同业务相互关联的数字化系统,满足一体化的需求:

   助力企业闭环管理业务全流程,助力全价值链效益提升

  此次,华谊集团选择泛微,通过建设合同统一管理平台,与财务、项目等关联,建立标准化合同业务流程管理系统,打通各业务系统断点。

  让合同与销售、采购、工程建设项目、资金收付系统实现全链条数据集成,为各项业务管理过程提供智能化业务集成系统支撑,实现各业务系统全流程规范透明化管理。

  上传合同文本后,系统自动将上传人员、上传时间等信息更新到合同文本名称中,方便后续审批人能看到谁在哪个时间段更新了文件。

  发起合同流程需要上传签订依据,包括会议、计划等,一张表单查看与该合同相关的全部信息。

  在起草合同时,选择范本后,自动带出范本中的合同主体地位;自动将表单中的相对方信息和物料信息套入合同文本,减少重复录数据。

  通过集成SAP的物料信息,合同拟稿阶段自动带入,无需再次录入,减轻业务工作量。

  与合同原文件、历史修订版本、合同模板进行差异比对分析,高亮显示不同版本合同文件间差异,减少合同文件反复比对工作量。

  发起人打印的时候,最终版本的合同文本自动添加公司logo,让合同能更规范。

  泛微协助华谊集团将管理、业务、财务相关规则融入规则库,在合同审批过程中进行自动研判。

  例如合同首付款校验、历史合同均价校验、合同倒签校验、客商评价校验等,提高审批效率的同时逐步降低合同风险。

  泛微按照华谊集团的不同组织维度,按照不同合同类型、产品、金额等合同关键要素,形成合同审批权责矩阵。

  根据多维度不同组合,流转到规则要求的有关部门进行合同审批,明确权责,实现审核规则落地。

  合同审批完成后,快速调用电子签章,合同多方都能够在线签署,签署完毕后用印文件自动归档。

  一方面,助力华谊集团降本增效,随时都能进行签约;另一方面,能够规避风险,合同始终处于系统权限控制,防篡改,合同操作的流程中操作人身份可信,签署的合同电子文件具备法律效力。

  合同审批用印完成后,自动形成合同查询台账,通过多种维度快速定位所需合同。

  并且通过一张合同卡片,将基础信息、流程、履约信息、订单、变更记录、物料信息、收付汇总、明细、相对方信息等与这个合同相关的所有内容聚合起来,一个卡片就可以直观了解到合同详细信息。

  合同审批结束后创建采购订单,自动同步到SAP,数据共享,减少重复输入比对过程,提升采购效率。

  合同与付款、发票等关联匹配,支持收付申请、预付、收款匹配、应收应付管理等多种收付模式,形成统一收款、付款、发票台账,严控超合同付款、开票。

  在合同签订完成后,本地上传的电子文本通过规则校验,自动关联到流程表单进行归档,同时支持线下纸质文件批量归档。

  提供数据中心能力,能够快速的将合同数据与业务、财务数据关联,形成合同数据画像,通过不同维度形成合同签署情况、执行情况等,全面反映企业经营状况。

  1、合同全生命周期管理:通过集成各个系统,一站式实现了合同从起草-审批-打印-归档-履约-报表整个生命周期管理;

  2、合同报表效率提升:提升数据查询、报表生成效率,优化合同流程,让合同效率更高;

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